Para que uma rede de franquias cresça de forma sustentável (para 2025, a expectativa é de um crescimento estimado entre 8% e 10%, segundo a ABF) e mantenha sua reputação, é fundamental que o franqueado compreenda e aplique o controle interno em sua operação.
Esse conjunto de práticas, políticas e procedimentos é o que permite que todos os processos ocorram de maneira eficiente, segura e alinhada às diretrizes da franqueadora, criando uma base sólida para a tomada de decisões estratégicas e para a expansão do negócio.
Continue a leitura e descubra como implementar e fortalecer o controle interno na sua franquia.
O que é controle interno e por que ele é indispensável para franquias
O controle interno pode ser definido como o conjunto de políticas, métodos e procedimentos adotados em uma empresa com o objetivo de salvaguardar seus ativos, garantir a adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão às políticas definidas pela direção.
No contexto das franquias, isso significa criar mecanismos que assegurem o cumprimento dos padrões estabelecidos pela franqueadora, além de proteger a integridade financeira e operacional do negócio.
Esse tipo de controle abrange desde a área contábil até controles administrativos, incluindo:
- sistemas de autorização e aprovação de transações;
- segregação de tarefas;
- controles físicos sobre bens e informações;
- custódia de ativos;
- programas de treinamento;
- métodos de programação e controle de atividades;
- sistemas de avaliação de desempenho;
- estudos de tempos e movimentos.
Esses elementos formam a base para uma gestão profissional e eficiente, essencial para o sucesso de qualquer unidade franqueada.
A importância do controle interno se evidencia quando se percebe que ele é o elo entre o planejamento e a execução das atividades.
Ele deve acontecer simultaneamente à execução, permitindo intervenções rápidas diante de desvios e aumentando a capacidade de resposta da gestão.
Isso é especialmente relevante em franquias, onde a padronização e a conformidade são pilares para a reputação e a expansão da marca.
Estrutura do controle interno
Ambiente de controle
O ambiente de controle é o alicerce do sistema de controle interno. Ele envolve fatores como valores éticos, competência dos colaboradores, direção fornecida pela liderança e eficácia da gestão.
Em uma franquia, esse ambiente é criado a partir da comunicação clara das responsabilidades, da promoção de uma cultura de integridade e do comprometimento de todos com os padrões estabelecidos.
Um ambiente de controle bem definido facilita a integração de novos franqueados e colaboradores, promovendo o alinhamento com os objetivos da rede.
A liderança da franquia deve comunicar explicitamente os valores e padrões de comportamento esperados, utilizando códigos de conduta formalizados e promovendo treinamentos regulares.
A conformidade com esses códigos deve ser incentivada por meio do exemplo da liderança e da aplicação de medidas corretivas quando necessário.
Avaliação de riscos
A avaliação de riscos é uma etapa essencial do controle interno. Ela consiste na identificação dos riscos associados ao não cumprimento das metas e objetivos estabelecidos pela franquia.
Para isso, é necessário analisar o maior número possível de cenários, considerando fatores como localização de novas unidades, características do bairro, circulação de pessoas, concorrência e outros aspectos que possam impactar o desempenho da franquia.
Ao identificar os riscos, o franqueado pode desenvolver estratégias de contenção e mitigação, antecipando-se a possíveis problemas e fortalecendo a resiliência do negócio.
Esse processo deve ser contínuo, com revisões periódicas para ajustar as estratégias conforme mudanças no mercado ou no ambiente interno.
Monitoramento contínuo
O monitoramento é o que garante a eficácia do controle interno ao longo do tempo. Ele deve ser realizado de forma contínua, por meio de avaliações regulares, auditorias internas e externas, revisões de desempenho e feedbacks dos colaboradores.
O objetivo é identificar rapidamente quaisquer desvios em relação aos padrões estabelecidos e implementar as correções necessárias.
O uso de ferramentas tecnológicas, como sistemas de gestão financeira e plataformas de auditoria, pode tornar o monitoramento mais eficiente e dinâmico.
Esses sistemas permitem acompanhar em tempo real o desempenho das unidades, identificar padrões e oportunidades de melhoria, além de facilitar o cumprimento das exigências regulatórias e contratuais.
Ferramentas e práticas para um controle interno eficiente
A implementação do controle interno em franquias exige a adoção de ferramentas e práticas que garantam a eficiência e a conformidade das operações. Entre as principais estão:
- Sistemas de gestão integrados, que centralizam informações financeiras, operacionais e de estoque, facilitando o acompanhamento e a análise dos dados.
- Auditorias periódicas, internas e externas, para avaliar a conformidade com os padrões da franqueadora e identificar oportunidades de melhoria.
- Programas de treinamento e capacitação, que promovem o desenvolvimento dos colaboradores e reduzem a incidência de erros operacionais.
- Avaliações de desempenho, que permitem monitorar o cumprimento das metas e identificar áreas que necessitam de ajustes.
- Relatórios de exceção, que destacam transações ou atividades fora dos padrões e permitem uma resposta rápida da gestão.
- Mecanismos de feedback contínuo, incentivando os colaboradores a reportarem problemas ou sugestões diretamente à liderança.
- A tecnologia tem papel fundamental nesse processo. Softwares de gestão financeira e plataformas de auditoria automatizam tarefas, organizam informações e permitem uma visão integrada de toda a rede de franquias. Isso facilita a tomada de decisões, aumenta a transparência e fortalece o controle interno.
Impactos do controle interno na operação da franquia
O controle interno impacta diretamente a rotina e os resultados das franquias. Entre os principais efeitos observados estão:
- Padronização das operações: o controle interno assegura que todas as unidades sigam os mesmos procedimentos, mantendo a qualidade dos produtos e serviços e fortalecendo a identidade da marca.
- Cumprimento de normas e regulamentos: a conformidade com as exigências legais, fiscais e trabalhistas é facilitada por meio de procedimentos bem definidos e monitorados.
- Redução de riscos e prevenção de fraudes: o acompanhamento rigoroso das operações diminui a possibilidade de erros, desvios e fraudes, protegendo os ativos da franquia.
- Melhoria na tomada de decisões: com dados confiáveis e atualizados, o franqueado pode tomar decisões mais assertivas, alinhadas aos objetivos estratégicos da rede.
- Suporte ao crescimento: um sistema de controle interno bem estruturado permite que a franquia cresça de forma organizada, com processos replicáveis e escaláveis.
Além disso, o controle interno contribui para a satisfação do cliente, pois garante a qualidade do atendimento e dos produtos oferecidos.
Isso fortalece a reputação da unidade e da rede como um todo, promovendo a fidelização dos consumidores e o aumento da competitividade no mercado.
Como implementar e fortalecer o controle interno na franquia
A implementação do controle interno em uma franquia deve seguir algumas etapas fundamentais:
- Definir o ambiente de controle, comunicando claramente as responsabilidades e promovendo uma cultura de integridade e conformidade.
- Identificar e avaliar os riscos, considerando todos os fatores que possam impactar o desempenho da unidade.
- Desenvolver políticas e procedimentos detalhados, documentando cada etapa dos processos operacionais, financeiros e administrativos.
- Treinar e capacitar os colaboradores, garantindo que todos compreendam e sigam as diretrizes estabelecidas.
- Monitorar continuamente as operações, utilizando ferramentas tecnológicas e realizando auditorias periódicas.
- Revisar e atualizar os controles internos regularmente, ajustando-os conforme mudanças no mercado ou no ambiente interno.
O envolvimento da liderança é fundamental em todas as etapas. O exemplo da gestão, o investimento em treinamento e a comunicação transparente são fatores que fortalecem a cultura de controle e aumentam o comprometimento de toda a equipe.
Uma rede com estrutura, suporte e controle para crescer com segurança
Se o controle interno é um dos pilares para o sucesso de uma operação franqueada, é fundamental que o franqueado conte com uma rede sólida, que ofereça estrutura, orientação e ferramentas para garantir que esses mecanismos funcionem na prática. É exatamente isso que a Havanna proporciona aos seus franqueados.
Com uma marca reconhecida internacionalmente, um modelo de negócio testado e validado em diversos mercados e um sistema de suporte completo, a Havanna oferece mais do que produtos de excelência: entrega uma operação baseada em processos padronizados, monitoramento contínuo e ferramentas que facilitam a gestão.
Ao investir em uma franquia Havanna, o empreendedor adquire um negócio com alto potencial de retorno e identidade consolidada, além de entrar em uma rede comprometida com o crescimento coletivo e com a excelência operacional. Se você busca um investimento com estrutura, reputação e foco em eficiência, conheça mais sobre o modelo de franquia da Havanna. Afinal, crescer com controle é crescer com segurança.
